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Insertion des élèves dans BCDI à partir de SIECLE ou d'un ENT

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Comment insérer la liste des élèves dans BCDI à partir de l'application informatique SIECLE (ex-Sconet) ou d'un ENT ?

Si votre établissement n'utilise pas d'ENT

Pour insérer une base emprunteurs dans BCDI, un fichier .CSV suffit. 

Les données de ce fichier peuvent être récupérées à partir de différents logiciels de gestion de l'établissement, mais le plus à jour et le plus communément utilisé est la base SIÈCLE. Cette application en ligne est utilisée par l'administration : la direction, les secrétariats, la vie scolaire ; autant d'interlocuteurs qui peuvent vous aider à mettre à jour votre base d'emprunteurs.

Le fichier au format .CSV doit être converti dans un format compatible avec BCDI, à savoir le format .XML. Cette conversion se fait à l’aide d’un service en ligne proposé par Canopé Solutions documentaires.

Si votre établissement utilise un ENT

Si votre établissement utilise un ENT (PCN ou monlycée.net par exemple), il est également possible d'importer des données directement depuis l'ENT avec l'aide d'un administrateur local et de créer une interconnexion entre l'ENT et votre e-sidoc. Retrouvez dans le Back office de votre e-sidoc, une documentation sur la procédure de récupération depuis votre ENT. Dans la partie Paramétrage, entrée Interconnexion ENT/ PRONOTE, déclarez l’ENT utilisé : vous avez alors accès à une documentation détaillée, avec une partie sur l’export des utilisateurs de votre ENT au format BCDI.

Vous pouvez consulter sur le site de CANOPE Solutions documentaires la page La mise à jour des emprunteurs et la page Mise à jour des emprunteurs BCDI à partir de Fichiers XML issus des ENT qui proposent des tutoriels à jour détaillés.

Vous pouvez également suivre la procédure proposée ci-dessous pour les établissements sans ENT.

Procédure détaillée : établissement sans ENT

Source principale des informations ci-dessous :

Site internet de l’assistance informatique du vice-rectorat de Nouvelle-Calédonie
BP G4 - 98848 Nouméa
Nouvelle-Calédonie

"Importation des nouveaux emprunteurs dans BCDI", in Site internet de l’assistance informatique du vice-rectorat de Nouvelle-Calédonie [consulté le 30/04/2021, mis à jour le 19/02/2020].

Disponible sur : https://assistance.ac-noumea.nc/spip.php?article411

A/ Exportation des élèves à partir de SIECLE

Cette opération doit être réalisée par un personnel administratif (ex : secrétariat de direction).

Depuis un poste administratif, se connecter sur le portail ARENA
Aller dans l’application BEE.
Se connecter sur l’année correspondante et cliquer sur Entrer.
Dans le menu EXPLOITATION, cliquer sur Extractions personnalisées.
Sélectionner Exportation emprunteurs BCDI.
Si ce modèle n’existe pas, veuillez suivre la procédure de création de l’extraction personnalisé Exportation emprunteurs BCDI ci-dessous.
En bas de la liste, cliquer sur Export CSV.
Récupérer le fichier.

B/ Conversion du fichier CSV pour le mettre au format XML pour BCDI

Avec un navigateur internet, aller à l’adresse : http://cyberlib.crdp-poitiers.org/MAJEmprunteurs/.
Cliquer sur Commencer la procédure de conversion.
Cocher Elèves.
Sélectionner le fichier précédemment généré et cliquer sur Envoyer.
Le résultat de l’envoi du fichier s’affiche. Cliquer sur Paramétrer la conversion.
Mettre en correspondance Adresse mel avec Courriel resp. financ.
Laisser les autres paramètres par défaut et cliquer sur Valider.
Cliquer sur Terminer pour télécharger le fichier généré MemoEmprunteur.xml.

Vous pouvez également mettre en correspondance d'autres paramètres selon vos préférences.

C/ Importation du fichier des emprunteurs dans BCDI

Se connecter sur la base BCDI.
Aller dans le menu Gestion du prêt > Gestion des emprunteurs > Mettre à jour.
Décocher les 2 cases et cliquer sur Lancer la mise à jour.
Cliquer sur Fichier d’importation et sélectionner le fichier MemoEmprunteur.xml.
Cliquer sur Emprunteurs à mettre à jour, taper tout pour la sélection des emprunteurs et cliquer sur la flèche en bas à droite.
Lancer l’importation.

Annexes : création de l’extraction personnalisée Exportation emprunteurs BCDI dans SIECLE

Cette opération doit être réalisée par un personnel administratif (ex : secrétariat de direction). Elle vous permet de créer un modèle d'extraction personnalisée réutilisable lors que chaque rentrée.

En cas de difficulté pour récupérer ce fichier, vous pouvez également demander à l'administration un fichier .xls d'extraction complète ou allégée de la base élèves que vous expurgerez des données inutiles. Cela prend un peu plus de temps mais vous permet de décider vous mêmes quelles données vous préférez conserver. (Par exemple, si vous travaillez avec des élèves de classes préparatoires, il peut être plus utile de conserver les informations de contact des élèves majeurs plutôt que les informations concernant leurs parents.)

Depuis un poste administratif, se connecter sur le portail ARENA :
Aller dans l’application BEE
Se connecter sur l’année correspondante et cliquer sur Entrer.
Dans le menu EXPLOITATION, cliquer sur Extractions personnalisées.
Cliquer sur le bouton + en haut à droite pour créer un modèle.
Saisir les informations suivantes :

1) TITRE

Saisir le titre : Exportation Emprunteurs BCDI

2) CRITÈRES DE SÉLECTION

choisir le critère suivant : Scolarité > Situation de l’élève > Egal > Scolarisé(e)

3) COLONNES À AFFICHER

Dans le thème Identification de l’élève, sélectionner les champs suivants et cliquer sur >> pour les faire passer dans le tableau de droite
- Nom de famille
- Prénom 1
- Date de naissance
- INE

Dans le thème Scolarité actuelle, sélectionner le champ Division et cliquer sur >> pour les faire passer dans le tableau de droite.

Dans le thème Resp. Financier, sélectionner les champs suivants et cliquer sur >> pour les faire passer dans le tableau de droite.
- Ligne 1 Adresse financ.
- Commune resp. financ.
- Code postal resp. financ.
- Tel maison resp. financ.
- Courriel resp. financ.

4) COLONNES ET ORDRE DE TRI

Choisir la colonne Nom de famille en ordre de tri 1
Choisir la colonne Prénom1 en ordre de tri 2
Cliquer sur AFFICHER

5) CONTRÔLE ET ENREGISTREMENT

Vérifier la présence des colonnes et aller en bas du tableau pour cliquer sur ENREGISTRER.

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