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Outils collaboratifs et de communication

Organisation d’une visioconférence

Nature du service

Accompagnement de l’utilisateur (dit animateur) dans l’organisation d’une réunion en visioconférence.

Définition de la prestation

Programmer la réunion sur le serveur de visioconférence de l’académie, accompagner l’animateur dans la prise en main du dispositif.
Si besoin, réserver une des salles équipées au rectorat.

Contenu du service

La plateforme académique de visioconférence permet à des participants d’interagir via une connexion internet selon trois modalités en fonction de la taille du groupe :

  1. jusqu’à environ 6 participants en audio-vidéo en duplex ;
  2. jusqu’à environ 25 personnes en audio duplex ;
  3. au-delà, jusqu’à environ 50 personnes vidéo et audio « descendant ».

Les fonctionnalités à disposition de l’animateur sont les suivantes :

  • partage d’écran,
  • chat,
  • tableau d’annotation,
  • enregistrement de session.

Les salles du rectorat équipées (écran, terminal de visioconférence, caméra multidirectionnelle, micro omnidirectionnel) peuvent également permettre de joindre des sessions de visioconférence externe (ministère, établissement…) en tant qu'invité.

Destinataires du service
  • Direction
  • Chefs de division / service
  • Corps d'inspection
  • Chefs de bureau
  • Correspondants DSI
Pré-requis du service
  • Disponibilité du dispositif à la date et pour la plage horaire souhaitée ainsi que de la salle, le cas échéant.
  • Disposer d’une tablette ou ordiphone ou ordinateur équipé d’un navigateur web, d’une webcam, d’un micro et de préférence d’un casque.
Modalité d'intervention
  • Le demandeur fournit à la DSI la liste des participants avec leur adresse courriel (dsi-assistance@ac-paris.fr).
  • Un courriel d’invitation est envoyé à tous les participants, comportant le lien vers la plateforme et les indications pour installer le logiciel client sur leur poste.
  • Le mode opératoire de lancement et d’animation d’une réunion en visioconférence est disponible sur https://dsi-assistance.ac-paris.fr.
  • Sur demande, la DSI peut proposer à tous les participants un créneau préalable à la réunion afin de vérifier la connexion de chacun au dispositif et permettre ainsi de régler en amont de la réunion les éventuelles difficultés techniques (fortement conseillé).
Résultat attendu

Un courriel à l'animateur permettant le lancement et l’animation technique de la visioconférence, et, le cas échéant, la confirmation de réservation de la salle.

Attention ! La qualité de la session de visioconférence dépend également du débit coté participant : un réseau à faible débit peut entrainer des micros coupures, un écran qui se fige, etc.

Mots-clés

Salle de réunion virtuelle, réunion à distance, modérateur, conférence en ligne, web conférence, vidéoconférence, web séminaire, webinaire

Type d'engagement

Programmation de la visioconférence sous 2 jours ouvrés (hors période de fermeture du rectorat) dans 80% des cas.