Aide à l'utilisation d'un espace collaboratif

C'est un espace réservé (obligation de s’identifier) à un groupe de personnes permettant de mutualiser des ressources, des informations et d'échanger au travers d’outils et fonctionnalités (briques) ajustées par un administrateur. Dans chaque espace collaboratif, on trouve 2 groupes de personnes :

• les participants, qui peuvent visualiser tous les contenus et participer aux discussions dans les forums
• les rédacteurs, qui peuvent créer des contenus (événements de calendrier, pages wiki, documents, etc.) qui seront visualisés par tous.

Vous pouvez créer un événement de calendrier, le visualiser au survol de la souris, ou dans la boite "Événements à venir", planifier un événement...

Créer un événement de calendrier

En cliquant sur le jour de l'événement dans le calendrier réduit de la colonne de gauche ou en cliquant sur l'onglet calendrier vous obtenez un calendrier détaillé. Vous pouvez alors créer un événement de calendrier soit :

• En sélectionnant la zone horaire correspondant à l'événement,
• En cliquant sur le + vert situé à coté du jour de la semaine.

Vous devez alors remplir le formulaire en quatre étapes :

• Titre, description, dates, public ou privé (réservé aux membres participants définis à l'étape suivante), rappel, importance et lieu

• Sélectionner les participants membres ou groupes, notification aux participants par email ou non, inscription libre ou non

• Sélectionner les ressources (matériel, salle, ...) et les Documents joints,

• Sélectionner la périodicité si l'événement se répète avec la date de fin de périodicité, la catégorie de rangement,

Seuls le tritre et les dates de début et de fin sont obligatoires les autres champs sont remplis en fonction des besoins

Planifier un événement

Vous voulez organiser un événement en tenant compte des disponibilités des participants en leur proposant de choisir parmi les dates possibles. Les participants se verront proposer un choix en fonction de leurs disponibilités à l'aide du formulaire suivant :

Pour cela, sur la page d'accueil, cliquez sur planifier un événement .

Vous devrez alors remplir un formulaire en trois étapes :

• Donner un titre et une description et les différentes dates proposées

• Les membres ou groupes invités.

• Enfin valider la planification en cliquant sur "Terminer "

Un wiki est un logiciel de la famille des systèmes de gestion de contenu de site web rendant les pages web modifiables par tous les visiteurs y étant autorisés. Il facilite l'écriture collaborative de documents avec un minimum de contraintes. (Wikipédia)

Principes de base

Les pages wiki sont rangées dans une arborescence de catégories (ou rubriques).
Une catégorie vide est une catégorie ne contenant pas de pages wiki.
Lorsqu'on clique sur une catégorie wiki vide, s'affiche une grille de saisie d'une nouvelle page wiki.
Lorsqu'on clique sur une catégorie wiki non vide, s'affiche :

• la page wiki complète si la catégorie ne contient qu'une seule page
• une liste de pages wiki si la catégorie en contient plusieurs

Gestion des catégories

Un clic droit sur une catégorie de l'espace permet d'afficher un menu contextuel, grâce auquel il est possible d'ajouter des sous-catégories à cette catégorie, supprimer ou renommer cette catégorie.
Attention : surtout ne pas renommer la catégorie racine (celle qui s'appelle "Wiki").

Création d'une page

Pour créer une page wiki :

• cliquer sur une catégorie vide de l'arborescence wiki
• ou cliquer sur le bouton "Ajouter une page Wiki", présent en haut à droite de toutes les pages wiki.
  

Remplir les champs titre et contenu puis cliquer sur le bouton Enregistrer.

Outre la mise en forme, il est possible d'insérer grâce aux icones de liens :

• des images ou des vidéos
• des liens hypertextes vers des pages de sites Web externes
• des liens hypertextes vers d'autres contenus de l'espace courant ou appartenant à d'autres espaces :
  • d'autres pages wiki
  • des documents (rangés par ailleurs dans l'explorateur de l'onglet Documents)
  • des articles, brèves, événements de calendrier, etc. rangés dans d'autres portails.

A partir de la portlet Derniers documents de la page d'accueil

Elle permet de visualiser les 10 derniers documents déposés dans l'espace, et de déposer un nouveau document sous réserve d'en avoir le droit (être membre rédacteur de l'espace).

Pour cela, glissez-déposez votre fichier sur la zone verte et cliquez sur le bouton Déposer. Un document ayant le même nom que votre fichier est alors créé dans l'espace. Il apparaît dans la liste des derniers documents.

Certains navigateurs n'acceptent pas le glisser-déposer. Choisissez alors le dépôt classique qui a, de plus, l'avantage de vous permettre de donner à votre document un nom différent de celui du fichier et d'indiquer une description.

Pensez à donner des titres évocateurs à vos documents en particulier aux images car ils seront utilisés pour décrire l'image aux non voyants.

Une fois votre document déposé, vous pouvez utiliser le menu contextuel pour effectuer différentes actions. En particulier :

• éditer le document
• déposer une nouvelle version du document ou de l'image (le nouveau fichier remplace l'ancien et tous les contenus qui utilisent ce document sont à jour)
• catégoriser le document afin de rendre sa recherche plus facile
• éditer l'image (recadrer ou changer l'orientation de l'image)
• supprimer le document

A partir de l'onglet Documents de la page d'accueil

L'explorateur des documents permet de visualiser la totalité des documents de l'espace et non plus seulement les 10 derniers.

Il permet également de déposer des documents selon le même principe que celui exposé dans le paragraphe précédent.

Dans la partie gauche de l'explorateur, on peut visualiser toutes les catégories de l'espace.

Par défaut les documents sont rangés dans la catégorie Documents.

Pour les ranger dans une autre catégorie, il suffit de les éditer et d'aller dans l'onglet Catégories.

Il est conseillé de ranger les documents dans des catégories filles de la catégorie Documents.

Si vous ne désirez pas voir apparaître un document dans l'explorateur de documents, par exemple des images ne vous servant qu'à agrémenter vos contenus, vous pouvez le décatégoriser.

Un clic droit sur la catégorie Documents permet de créer d'autres catégories et ainsi de suite.

Ainsi rangés, on pourra demander de ne voir que les documents faisant partie d'une catégorie précise sur laquelle on cliquera et qui apparaîtra surlignée en jaune.

Un nouveau clic sur ces catégories permet de les déselectionner.

Une nouvelle fonctionnalité vous permet d'ouvrir et mettre à jour les fichiers sur le PIA depuis une application Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

Installation sur votre PC

Téléchargez et installez Jalios Microsoft Office Add-in sur votre PC (assurez-vous au préalable qu'aucune application Microsoft Office n'est ouverte).

Utilisation

• Démarrez Microsoft Office Word, Excel ou PowerPoint.
• Ouvrez le volet JCMS.
• Connectez-vous au serveur PIA-portail en renseignant l'URL suivante : https://piacontrib.ac-paris.fr/portail/, votre login et votre mot de passe :

• Créez un nouveau document Office et déposez-le sur le PIA en cliquant sur le bouton "Déposer..." du volet JCMS.
• Trouvez votre document en utilisant l'onglet d'exploration des espaces de travail et des catégories ou l'onglet de recherche ou l'onglet des documents récents.
• Cliquez sur votre document pour l'ouvrir et le modifier. Celui-ci sera verrouillé dans JCMS tant que vous travaillez dessus ou que vous ne relâchez pas le verrou.

La portlet "Liens utiles" affiche la liste des liens vers des pages Web.
Pour insérer un lien, cliquer sur le signe "+"

[][320x120]]

Puis compléter les champs "Titre", "URL", (les champs précédés d'une étoile rouge sont obligatoires, les autres sont facultatifs)

Enfin, enregistrer pour fermer la fenêtre.
Le titre du lien apparaît dans la portlet, en cliquant dessus vous ouvrez la page web dans un nouvel onglet.

Cliquer sur enregistrer pour fermer la fenêtre.
Votre brève est publiée, en cliquant sur son titre elle s'ouvre à la lecture détaillée.

Par défaut, si l'espace est privé, la consultation de toutes les publications est réservée au groupe des participants de l'espace

Pour "réserver" des documents à certaines personnes il faut mettre des droits de consultation sur le document.

Pour cela éditez le document puis cliquez sur l'onglet droits et déterminez les membres ou groupes qui ont le droit de consultation.

L' administrateur du site peut en se rendant dans le premier onglet des outils, situé en haut à droite, ajouter des membres dans l'espace.

Les demandes d'inscriptions validées par l'administrateur ne sont pas utilisables car le site est privé.

Attention pour pouvoir ajouter un membre, il faut que celui-ci se soit authentifié au moins une fois sur un site d'établissement ou sur http://www.ac-paris.fr/serail sinon il ne sera pas présent dans la liste.

Attention l'ajout des membres à partir d'un groupe existant n'est pas possible si on n'est pas administrateur du site au quel appartient ce groupe.