Enjeux

Installer une véritable communication intra académique, comme il peut en exister au sein de toutes les grandes entreprises. Nous avons pris du retard et n'avons pas encore suffisamment intégré les outils de communication dans nos pratiques professionnelles. Les moyens existent, il faut juste la volonté pour mettre en œuvre ces pratiques.

Nous y gagnerons en efficacité et l'image que pourra donner l'Education Nationale n'en sera que valorisée.

Adresses  et outils indispensables

Adresse du Webmail académique : https://webmail.ac-paris.fr ‎
Plateforme d'assistance : dsi-assistance@ac-paris.fr ‎
Messagerie académique : la foire aux questions
Rendez-vous en bas de page pour les documents à télécharger et les didacticiels

Pourquoi utiliser la messagerie académique

• Un compte de messagerie académique est pérenne
  Du jour où il entre dans l'académie jusqu'à l'année qui suit sa sortie chaque personnel conserve la même adresse de messagerie. Il peut donc toujours être contacté. Cela représente déjà un grand avantage par rapport aux adresses de messagerie privée qui peuvent changer en fonction du fournisseur d'accès internet qui aura été choisi. De plus, n'oublions pas que certaines personnes peuvent ne pas avoir de compte de messagerie privée.
• Identification des expéditeurs et des destinataires
  Toutes les adresses académiques étant constituées de la même façon, c'est-à-dire du Prénom suivi du Nom séparé par un point, il est très facile d'identifier les correspondants de façon immédiate.  Cela n'est pas souvent le cas avec les adresses personnelles qui sont souvent composées de pseudos ne permettant pas d'identifier les personnes.
• Confidentialité et protection des personnes
  En utilisant votre adresse professionnelle vous protégez votre identité privée.

• Carnet d'adresses et Recherche de personnes
  Toute personne possédant une adresse académique peut être retrouvée dans le carnet d'adresse "Académie de Paris"  Un carnet d'adresses personnel peut-être créé avec de nouveaux contacts et groupes. Il est ainsi facile de créer des listes de diffusion. 

• Calendrier
  Le nouveau Webmail "Convergence" mis en service en 2013 offre la possibilité de disposer d'un agenda personnel et d'un agenda partagé.

• Aides
  L'aide en ligne pour toutes les fonctionnalités de cette nouvelle plateforme "Convergence" est disponible après authentification, en haut à droite de la page d'accueil.

Comment utiliser la messagerie académique

Il existe deux méthodes pour utiliser la messagerie académique : 

• Accéder au webmail avec un navigateur Internet
• Installer un Client de messagerie sur le poste de travail.

Par webmail

La méthode consiste à ouvrir le navigateur internet (Internet Explorer, Firefox, Opera,…) et se connecter à l'application internet  "Webmail"  http://webmail.ac-paris.fr/

Cette méthode permet de consulter ses messages et d'en émettre à partir de n'importe quel poste connecté à Internet. Les messages consultés ne sont pas téléchargés sur le poste de travail. Cela présente un avantage si vous n'êtes pas sur votre ordinateur mais aussi un inconvénient, car vous ne pouvez pas consulter vos messages hors connexion.

Un des avantages de cette méthode réside dans la possibilité de rechercher un correspondant dans l'académie, qui comme vous, aura une adresse "ac-paris.fr".
Mais dans une pratique quotidienne ou pluriquotidienne cette méthode est lourde, et n'offre pas d'accessoires de gestion de courrier (pas de carnet d'adresses ni de tri de courrier). En outre, vous ne pouvez gérer que votre courrier académique. Or, on observe en pratique que nous souhaitons gérer nos différents comptes de courrier sans devoir se connecter à un nouveau webmail  pour chacun des comptes.

Par client de messagerie

La deuxième méthode conviendra mieux à une gestion rapide et intelligente des courriers provenant des différents comptes de messagerie (académique et privés).

Elle consiste à utiliser un programme installé sur l'ordinateur dont la fonction est de relever en une seule opération les courriers provenant de tous vos comptes, puis, si vous le souhaitez de les trier, et ce, de façon automatique. Ce programme est appelé Client de Messagerie.  Il vous offrira d'autres fonctions propres à la gestion du courrier que nous développerons plus loin dans l'aide. Nous conseillons donc vivement l'utilisation de ce type d'outil. Il en existe plusieurs et la plupart sont gratuits. Ils peuvent être déjà installés sur votre ordinateur, ou sont  à télécharger sur Internet. Les plus utilisés sont :

Windows Mail, Outlook Express, Outlook, Pocket-Outlook,  pour les produits Microsoft

Thunderbird, Eudora, Netscape, … et bien d'autres encore  pour les produits libres

Il existe également des versions de client qui ne sont pas installées sur le disque dur de l'ordinateur, mais sur une unité portable comme une clé USB.
Par exemple le client  Thunderbird Portable.

Les principes de configuration et d'utilisation de ces programmes sont les mêmes et sont développés dans l'aide.

Annuaire académique
Particularité pour les personnes connectées au rectorat en intranet. (Personnels du rectorat, personnels de direction, corps d'inspection possédant une clé VPN ou OTP). Il est possible de configurer le client Outlook Express ou Thunderbird pour faire une recherche sur l'annuaire académique. Voir la procédure. 

Figures résumant les principes d'utilisation des deux méthodes

Méthode du Webmail

Méthode du Client de messagerie