Présentation du service des archives

Missions

Installé sur les sites du Visalto et de la Sorbonne depuis 1959, le service des archives garantit la bonne mise en œuvre de la politique d'archivage définie dans le code du patrimoine et de la réglementation s'appliquant à la fonction publique et à l'Éducation nationale.

Il assure des missions de conseil, de collecte, de classement, de conservation, de communication et de valorisation.

Conseil : il intervient en amont de la collecte à travers la formation et le suivi de la production d’archives au sein des services académiques et assure une mission de conseil auprès des circonscriptions, écoles, collèges et lycées, mais aussi d’autres entités relevant du supérieur, qui en font la demande.

• Guide d’archivage pour les personnels du rectorat
• Guide d’archivage pour les écoles et EPLE

Collecte : il déploie une politique de collecte raisonnée pour les dossiers qui ont cessé d'être d'usage quotidien dans les services académiques, notamment les dossiers de personnel (70% de la production papier), et sélectionne les documents dont l'intérêt historique justifie un versement aux Archives nationales et Archives de Paris.

Classement : il assure des missions de reclassement de fonds sériels et de classement d’archives non sérielles relatives aux attributions des services, et, plus rarement, de fonds d’enseignants-chercheurs.

Conservation : le service des archives conserve temporairement les documents qu’il collecte dans ses dépôts à la Sorbonne et au Visalto ainsi que dans des magasins externalisés.

Communication : il instruit les demandes de recherche internes et externes portant sur les fonds rectoraux conservés au rectorat et ceux déjà versés aux Archives de Paris (archives de l’enseignement scolaire) et aux Archives nationales (Archives de l’enseignement supérieur) ; il reçoit des chercheurs (une dizaine par an).  

Valorisation : enfin, il assure la mise en valeur de ces archives dans le cadre de manifestations scientifiques comme des journées d'études, des colloques et des séminaires (communications, publications) ou encore des expositions.

En outre, il participe au réseau professionnel AURORE qui anime également le groupe de travail relatif à l’application de gestion des archives académiques ARCAD utilisé par le rectorat de Paris.

Par ailleurs, le service des archives traite également des demandes de validations de services notamment pour les anciens élèves-professeurs aux IPES.

Contact

[email protected]
Site Sorbonne
46, rue Saint-Jacques, 75005 Paris
01 40 46 23 95
Site Visalto
12, boulevard d’Indochine, 75019 Paris
01 44 62 43 26

Références juridiques

• Code du patrimoine, Livre II
• Loi sur l’accès aux documents administratifs du 17 juillet 1978 (CADA)
• Loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978 (CNIL)
• Instruction de tri et de conservation du 22 février 2005

Chiffres-clés

• Archives conservées à la Sorbonne: 2900 mètres linéaires soit 2.9 km d'archives
• Archives externalisées au près d’une société agréée = 3,1 km environ
• Nombre de communications administratives en 2021 : 170 environ