Historique

 

Sa mission première est de garantir la bonne mise en œuvre de la politique d'archivage définie en conformité avec le Code du patrimoine et la réglementation s'appliquant à la Fonction publique et à l'Éducation nationale.

Le service des archives assure des missions de conseil, de collecte, de classement, de conservation, de communication et de valorisation, en conformité avec le code du patrimoine et la réglementation spécifique à l'Éducation nationale.

Depuis 2005, il déploie une politique de collecte raisonnée à travers la formation et le suivi de la production d’archives au sein des services académiques et assure une mission de conseil auprès des circonscriptions, écoles, collèges et lycées qui en font la demande.

Le service des archives est installé en Sorbonne et au Visalto (19e arrondissement). Il est compétent pour l'ensemble des services relevant du domaine administratif de l'académie de Paris, tant pour ceux de l'enseignement scolaire (services académiques et inspection), que pour ceux de l'enseignement supérieur (le CROUS, etc).

Il assure sur les deux sites le préarchivage de certains dossiers qui ont cessé d'être d'usage quotidien dans les services académiques, notamment de dossiers de personnel (70% de la production papier), et sélectionne les documents dont l'intérêt historique justifie une conservation.

Il reçoit des chercheurs (une quinzaine par an), les oriente parmi les fonds provenant des services rectoraux, d'une partie des établissements d'enseignement supérieur de l'Académie conservés aux Archives nationales sur le site de Pierrefitte-sur-Seine. Les archives de l'enseignement scolaire et celles émanant du service inter-académique des examens et concours (service spécifique à l'Ile-de-France) et du CROUS sont transférées aux Archives de Paris (18 boulevard Sérurier, 75019).

Enfin, il assure la mise en valeur de ces archives dans le cadre de manifestations scientifiques comme des journées d'études, des colloques et des séminaires (communications, publications) ou encore des expositions.

En outre, il participe au réseau professionnel AURORE et au club utilisateur du logiciel d'archivage académique ARCAD.

Par ailleurs, le service traite également des demandes écrites de validations de services notamment pour les anciens élèves-professeurs aux IPES.

Missions

La mission première du service des archives est de garantir la bonne mise en œuvre de la politique d'archivage définie en conformité avec le Code du patrimoine et la réglementation de l’Éducation nationale.

Conseiller

Pour toute demande, veuillez consulter les guides d’archivage suivants :

• Pour les personnels du rectorat,
• Pour les écoles,
• Pour les EPLE.

Collecter

Pour assurer la collecte des archives, il convient de maîtriser leur cycle de vie et de définir très en amont leur durée d'utilité, les règles de tri et les processus de sélection.

• Code du patrimoine livre II, modifié par la loi 2008-696, sur les archives, du 15 juillet 2008 et décret du 24 mai 2011
• Loi sur l’accès aux documents administratifs du 17 juillet 1978 (CADA), modifiée par l'ordonnance 2005-650 du 6 juin 2005
• Loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978 (CNIL), modifiée par la loi 2004-801 du 6 août 2004

Classer

Les archives des services rectoraux sont classées et versées aux Archives nationales pour celles relevant des services de l’enseignement supérieur et aux Archives départementales pour celles relevant des services de l’enseignement scolaire.

Conserver

Le service des archives conserve temporairement les documents qu’il collecte dans ses dépôts à la Sorbonne et au Visalto ainsi que dans des magasins externalisés.

Communiquer

• Les archives publiques sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande.
• Les archives sont consultées exclusivement sur place et gratuitement.
• Des informations précises doivent être fournies par le demandeur.
• La communication immédiate de dossiers clos est la règle de droit commun, mais différents délais s'appliquent à certains types de documents en particulier ceux liés à la vie privée des individus. Livre II du Code du patrimoine (articles L213-1 à L213-8).

Dans certains cas, il est possible de consulter les archives avant expiration du délai de communicabilité prévu :

Si la demande porte sur des documents vous concernant, seul vous-même ou votre mandataire désigné par écrit (exemples : un proche, un avocat, etc.) ainsi que le représentant légal en cas d'élève mineur peuvent y avoir accès.

L'autorité judiciaire chargée d'une commission rogatoire a également accès aux archives.

Pour les autres cas, une dérogation peut être demandée pour la consultation de document ouvert par un délai de non communicabilité. Cette demande d’autorisation est à formuler auprès du service des archives après établissement de la demande.

Archives nationales

https://francearchives.fr/file/0fb796b2ace1b0911a710adb80d92a960d32bb83…

Archives départementales de Paris

La commission d’accès aux documents administratifs (Cada) peut être saisie en cas de litige.

Valoriser

Consulter les archives rectorales et universitaires

Chiffres-clés

• Archives conservées à la Sorbonne: 2900 mètres linéaires soit 2.9 km d'archives
• Archives externalisées au près d’une société agréée = 3,1 km environ
• Nombre de communications administratives en 2021 : 170 environ